نرم افزار مکاتبات اداری و اندیکاتور

یکی از مسائل مهم در هر سازمان و شرکتی، مسئله مکاتبات اداری می باشد. اینکه افراد چگونه بتوانند با هم در ارتباط باشند، نقش مهمی دارد و اگر این ارتباط انجام نشود یا به درستی انجام نپذیرد، کسب وکار آن سازمان را با مشکلات جدی مواجهه می سازد. علاوه بر این، ضعف در مدیریت مکاتبات سازمانی باعث از دست دادن مشتریان و ضعف در پاسخگویی سازمان می باشد.

استفاده از مکاتبات اداری به روش سنتی و با کاغذ، علاوه بر زمان بر بودن، از امنیت پایینی نیز برخورددار است. چون با گذشت زمان یا حواس پرتی آن مکاتبه از بین خواهد رفت و امکان ذخیره سازی آن برای درازمدت وجود نخواهد داشت.

با استفاده از نرم افزارهای مدیریت مکاتبات، مشکلات فوق به راحتی قابل حل است. در ابتدا با مفهوم مکاتبات اداری آشنا می شویم، سپس به توضیح نرم افزار مدیریت ماکاتبات می پردازیم.

مکاتبات اداری چیست؟

هر گونه نامه نگاری برای ایجاد ارتباط به صورت رسمی و از طریق نامه یا فکس را مکاتبات اداری می گویند؛.این کار به منظور آگاهی، اطلاع یا درخواست بین دو یا چند نفر از افراد در یک موسسه، شرکت و سازمان می باشد. استفاده از مکاتبات اداری در هر سازمانی مورد نیاز است و هدف آن ایجاد ارتباط و اطلاع رسانی می باشد.

امکانات سیستم

• این سیستم در جهت افزایش سرعت و دقت کار، جلوگیری از اتلاف وقت و کاهش هزینه ها کمک شایانی کرده است.

• ارسال نامه در این سیستم به سادگی قابل انجام است و به دلیل ویرایشگر حرفه ای آن می توان بدون خارج شدن از برنامه و در محیط سیستم شروع به نوشتن کرد و از تمام امکانات نگارش و ویرایش متن استفاده کرد.

• برای آگاهی از نامه های دریافت شده،  پیامی برای شخص مورد نظر ارسال میگردد.

• امکان بایگانی نامه ها و ویرایش آن ها وجود دارد.

نوشتن نامه

برای استفاده از این بخش می توانید بعد از مراجعه به سامانه، به قسمت مکاتبات اداری، نوشتن نامه وارد شوید.

صفحه ای برای شما باز می شود که در آن چندین فیلد وجود دارد:

1. نوع: در این قسمت می توانید دسته بندی موضوعی نامه را انتخاب کنید. با انتخاب نوع مورد نظر از لیست پیشنهادی، قالب مناسب با آن نوع در قسمت متن نامه نمایش داده می شود.

همانطورکه در تصویر مشاهده می کنید، علاوه بر ارائه قالب و ظاهر نامه، قسمت های لازمی که در همه نامه ها باید وجود داشته باشد مثل: نام موسسه، تاریخ، شماره، پیوست، گیرنده، موضوع، فرستنده، امضا و... در نامه مشخص شده است و نیازی نیست شما تک تک این موارد را تایپ و وارد کنید و دغدغه پیدا کردن شماره نامه و تاریخ نامه و به طور کلی موارد اشاره شده را داشته باشید. سیستم خود مجهز به این است که آن قسمت هایی که داخل { } قرار گرفته را به طور خودکار پر کند و حتی در قسمت {signature}، امضاء فرستنده توسط سیستم به نامه تطبیق داده می شود که این امکانات نشانگر توانایی بسیار بالای سیستم می باشد که جلوی اتلاف وقت را می گیرد.

مثلا در تصویر پایین تمام موارد به صورت خودکار و توسط سیستم وارد شده است و شما کافی است فقط متن نامه را در پایین موضوع وارد کنید.

همچنین دکمه هایی در تصویر مشاهده کنید مثل: چاپ برای چاپ کردن نامه، تایید نهایی در صورتی که متن نامه مشکلی داشت و نیاز به تصحیح داشت به کمک این گزینه نامه قابل ویرایش است و نگران این که نامه را دوباره تایپ کنید ندارید. گزینه حذف و ذخیره برای حذف نامه و ذخیره سازی در سیستم می باشد.

2. دریافت کننده: در این قسمت می توان شخص مورد نظر برای دریافت نامه را توسط لیست اسامی پیشنهادی انتخاب کرد.

3. شماره نامه: یکی از نقاط قوت این سیستم، ارائه یک شماره نامه پیشنهادی و غیرتکراری از طرف سیستم است . که بسته به نوع نامه، شماره آن متفاوت می باشد.

4. تاریخ نامه: با مشخص نمودن این فیلد می توان تاریخ ارسال نامه را مشخص کرد. برای انتخاب تاریخ، نیازی نیست به دنبال تقویم بچرخید و از روی آن تاریخ مناسب را انتخاب کنید. بلکه خود سیستم یک تقویم مطابق شکل زیر در اختیارتان می گذارد و کافی است شما با کلیک بر روی ماه و روز مدنظرتان، تاریخ را انتخاب نمایید.  همچنین همانطور که در تصویر می بینید، با کلیک بر روی کلمه"امروز" تاریخ نامه به امروز  تغییر پیدا می کند.

5. موضوع نامه: با نوشتن موضوع انتخابی، فرد گیرنده راحت تر از موضوع نامه و درخواست شما آگاهی پیدا می کند.

6. متن نامه: همانطور که در قسمت نوع به آن اشاره شد، تنها کافی است متن نامه را در اینجا وارد کنید. به دلیل وجود یک ویرایشگر حرفه ای در سیستم، نیازی نیست به ورد مراجعه کنید بلکه بدون خارج شدن از سیستم، شروع به نوشتن متن خود کنید و قالب، فونت، اندازه و حتی جدول و عکس و...  را از داخل سیستم و توسط ویرایشگر انتخاب کنید.

7. فایل پیوست: امکان ارسال فایل های مختلف(اعم از: تصویر، متن و...) به همراه نامه وجود دارد.

کارتابل

این بخش از مکاتبات اداری، اطلاعات کاملی از تمامی نامه نگاری های انجام شده به همره مشخصات آن اعم از: فرستنده، گیرنده، موضوع،شماره نامه، تاریخ،  وضعیت آن و... در اختیار می گذارد.

در این قسمت می توان جستجو انجام داد و نامه یا نامه های مورد نظر را پیدا کرد.

• اگر به دنبال نامه های نوع خاصی می باشید، از قسمت دسته بندی نامه نوع آن را انتخاب و دکمه جستجو را بزنید. با این کار سیستم شروع به جستجو می کند و در مدت زمان بسیار کم تمام نامه های با آن نوع را به شما نمایش می دهد.
• اگر به دنبال نامه های ارسالی به شخص خاصی هستید، در قسمت گیرنده آن شخص را انتخاب و جستجو را بزنید. تمام نامه های دریافت شده توسط شخص را مشاهده می کنید.
• یکی از نکات خیلی خوب سیستم، امکان جستجوی نامه ها در بازه های خاص است. برای این کار کافی فیلد"از تاریخ" و "تا تاریخ" را با استفاده از تقویم سیستم(همانطور که در تصویر بالا نیز می بینید)  پر کنید و شروع به جستجو کنید. همه ی نامه ها آن بازه را به شما نمایش می دهد.
• همچنین می توانید جستجو را بر هر شکل و عنوان دیگر نیز انجام دهید.

پس از انجام جستجو بر اساس هر کدام از موارد بالا، نه تنها لیست نامه ها را نشان می دهد؛ بلکه اطلاعات کاملی درباره هر نامه در اختیار می گذارد. اطلاعاتی نظیر: نوع نامه، دسته بندی نامه، فرستنده نامه و گیرنده آن، شماره نامه، تاریخ آن، وضعیت نامه در اختیار می گذارد و حتی با عملیات مشاهده و چاپ نامه می توان نامه را مشاهده و یا چاپ کرد.