چالش های بایگانی گزارشات مددجویان

در مراکز توانبخشی و خانه های سالمندان، منبع اصلی اطلاعات مراقبت بهداشتی و درمانی، گزارش ها و خدمات ارائه شده به مددجویان است بنابراین سیستم بایگانی از بعد نگهداری، امنیت و بازیابی اطلاعات اهمیت بسیار زیادی دارد.

دستی و کاغذی بودن فرایند تولید و نگهداری گزارشات مددجویان موجب شده است که مراکز با مشکلات متعددی ازجمله ذخیره و بازیابی اطلاعات روبرو باشند.

در این مقاله قصد داریم به برخی از مشکلات سیستم های کاغذی و دستی بپردازیم و راه حلی در خصوص گزارشات وخدمات ارائه شده در مراکز توانبخشی و نگهداری مددجویان ارائه دهیم.

از سری مشکلات سیستم های کاغذی و دستی:

- سیستم های کاغذی به نیروی انسانی برای نگهداری و انجام امور مجموعه نیاز دارند، از طرفی کنترل دقت، سرعت و نظارت بر این افراد خود نیازمند سیستم دیگری است که هزینه های بالایی را در بر دارد.

- ورود گزارشات، ثبت، ارجاع و جابه جایی بین واحد های مختلف تا رسیدن به کارشناس مربوطه و در نهایت امضا و ثبت گزارشات، مراحلی زمان بر با دقت پایین است.

همچنین امکان مفقود شدن عمدی و سهوی گزارشات و جعل و سواستفاده از آن ها وجود دارد.

- گزارشات گرد آوری شده در اثر مرور زمان و شرایط محیطی دچار خردگی می شوند.

- احتمال از بین رفتن گزارشات در حوادث غیرمترقبه از قبیل آتش سوزي، زلزله و ... وجود دارد.

- باید فضای نسبتا زیادی برای نگهداری گزارشات و پرونده ها اختصاص داده شود.

- جستجوی گزارشات مددجویان در میان خیل عظیمی از گزارشات فرآیندی طولانی و دشوار است.

- هزینه ی بالای خرید کاغذ و انواع دستگاه های تکثیر از دیگر مشکلات سیستم های کاغذی است.

- در اینگونه سیستم ها امکان برنامه ریزی و آینده نگری برای مجموعه وجود ندارد چرا که گزارشات دقیقی در دسترس نیست.

همانطور که اشاره شد از مهم ترین مشکلات سیستم های کاغذی عدم امکان برنامه ریزی برای آینده است ما در مجموعه ی کیمیا وظیفه دانستیم تا بخش اعظمی از مشکلات مراکز توانبخشی، خانه سالمندان و ... را با ارائه ی نرم افزار مدیریت مراکز توانبخشی کیمیا ریپورت کاهش دهیم. جهت اجرا فرم درخواست دمو پایین سایت را تکمیل نمایید.