جهت مدیریت پرسنل و امورات اداری شرکت ها و سازمان ها، سیستم کیمیا ریپورت شامل ماژول های (سیستم ثبت و مدیریت مشخصات پرسنل، ماژول مرخصی ها، سیستم مکاتبات اداری و اندیکاتور، مدیریت جلسات و ارباب رجوع، سیستم درخواست کالا و لوازم مصرفی انبار، سیستم گزارشات پرسنل) طراحی و توسعه داده شده که در این مقاله به کاربرد ها و فرآیند های این سیستم می پردازیم.

تعاریف:

سازمان: به هر شرکت، موسسه، مرکز یا مجموعه ای که در جهت پیشبرد اهداف، امورات، خدمات و... دارای تعدادی از پرسنل می باشد و برای مدیریت و گزارشگیری دقیق و یکپارچه مجموعه خود نیازمند سیستمی جهت نظم دهی و بررسی امورات اداری است.

سیستم: به سامانه نرم افزاری کیمیا ریپورت که جهت نظم دهی و مدیریت یکپارچه سازمان نصب و راه اندازی می شود که پرسنل سازمان بصورت مستقیم یا غیر مستقیم با آن در ارتباط می باشند.

پرسنل: به افراد یا اشخاصی که در سازمان به هر نوع و شکلی (مستقیم و غیر مستقیم) مشغول فعالیت می باشند و همه یا برخی از آن ها جهت ثبت گزارشات، ارتباط با سایر همکاران، امورات اداری و... با سیستم در ارتباط هستند.

مدیریت پرسنل:

            برای مدیریت پرسنل و افرادی که در سازمان به هر نحوی فعالیت دارند، این ماژول طراحی شده که شامل تعریف اطلاعات هویتی و جایگاه شغلی، مدیریت اولاد، نوع قرارداد (طبقه بندی مشاغل و قرارداد معین)، نوع پرسنلی (مدیرعامل، مسئول دفتر مدیر عامل، مدیر بخش، مدیر مالی، مدیر انبار، نگهبان، کارپرداز، ناظر، مهندس، کارگر، روابط عمومی و... ) می باشد. در این قسمت به صورت نامحدود اطلاعات تمامی پرسنل بهمراه نام کاربری و نوع پرسنلی(سطح دسترسی) ثبت و مدیریت می شود.  اطلاعات مورد نیاز پرسنل طبق فرم زیر ثبت می شود:

جهت مدیریت اطلاعات اولاد پرسنل، فرم زیر را داریم:

طبیعتا سازمان هایی با تعداد پرسنل بالا، نیازمند سیستم گزارشگیری از اطلاعات پرسنل می باشند که باید بر اساس پارامتر ها مهم، مشخصات پرسنل را گزارش دهد:

با این ماژول می توانیم اطلاعات تمامی پرسنل سازمان را بهمراه نوع پرسنلی و سطح دسترسی آنها ثبت و مدیریت کنیم. این بخش در اختیار مدیر یا مسئول امور اداری سازمان قرار میگیرد که بتواند به اطلاعات تمامی پرسنل دسترسی داشته باشد.

مکاتبات اداری و اندیکاتور:

جهت مديريت نامه نگاري هاي درون سازماني و برون سازماني یا سیستم ارتباطی بین پرسنل یا مدیریت فرآیند هایی از قبیل صدور مجوز، پیگیری درخواست ها، ارسال فایل و... این سیستم طراحی شده که برای نامه نگاری های اداری امکان چاپ نامه و پيوست فايل و ثبت رونوشت، دستور و ارجاع، قابليت تعريف ساختار شماره نامه ها و ايجاد شماره نامه خودکار طبق ساختار هر واحد و بخش وجود دارد.

در این سیستم ابتدا قالب یا نمونه نامه ها توسط مدیر تعریف می شود و همکاران برای نوشتن نامه از این قالب ها استفاده میکنند. این امکان به پرسنل کمک می کند تا با سهولت و سرعت بالاتری، مکاتبات خود را انجام دهند.

در این بخش، ابزاری جهت طراحی و ویرایشگر متن داریم که بدون استفاده از نرم افزار Word  می توانیم عملیات نگارش و قالب بندی را انجام دهیم، طبیعتا بدون سیستم کامپیوتری یا با استفاده از تبلت و موبایل می توان به راحتی از این سیستم استفاده کرد.

برای هر سازمان بصورت پیش فرض سربرگ نامه ها طراحی و در سامانه قرار خواهد گرفت تا نمونه اولیه قالب در دسترس باشد. همچنین در این بخش، کلید واژه هایی در دسترس داریم که با قرار دادن آنها در هر قسمت از متن، سیستم بطور خودکار مقدار مورد نظر را قرار می دهد و مشخص کردن گیرنده نامه، امضا، تاریخ و... بصورت خودکار توسط سیستم مشخص میگردد.

با مشخص کردن دریافت کننده نامه، بصورت خودکار می توانیم نسبت به قالب نامه مشخص کنیم که مخاطب چه شخصی از پرسنل باشد تا برای نامه نگاری هایی که طبق فرایند خاصی انجام می شود، برای سایر پرسنل به راحتی صورت گیرد. بعنوان مثال جهت درخواست مرخصی، دریافت کننده مسئول امور اداری می باشد. طبیعتا هر کدام از پرسنل که نیاز به درخواست مرخصی داشته باشد، سند بصورت بصورت خودکار به مسئول امور اداری ارسال خواهد شد. همچنین این بخش را می توان بعنوان شروع فرآیند درخواست های مشتریان یا صدور مجوز ها در نظر گرفت  که برای هر کدام از مشتریان یا ارباب رجوع، امکان تعریف حساب کاربری وجود دارد تا بتوانند درخواست های خود را بررسی و رهگیری کنند.

جهت نوشتن نامه، از منو مکاتبات اداری قسمت نوشتن نامه جدید اقدام می کنیم. ابتدا نوع را مشخص میکنیم و سیستم بصورت خودکار قالب و گیرنده نامه را بصورت پیشفرض مشخص می کند:

بعد از فشردن دکمه ادامه، سیستم ویرایش اولیه را برای کلید واژه ها انجام داده و در صورت لزوم می توان مجددا اصلاحات مورد نیاز را انجام داد:

در صورت لزوم می توان رونوشت گیرندگان را مشخص و تایید نهایی را انجام داد. در صورت تایید نهایی نامه، نویسنده دیگر قادر به ویرایش نخواهد بود و نامه در کارتابل گیرنده در دسترس خواهد بود. همچنین نویسنده نامه و رونوشت گیرندگان می توانند دستورات و اموراتی که برای نامه ثبت شده را پیگیری کنند. گیرنده نامه می تواند دستور یا نظر خود را ثبت و در صورت نیاز مجددا به شخص دیگری ارجاع دهد.

جهت کسب اطلاعات بیشتر یا دریافت نسخه دمو از بخش تماس با ما در ارتباط باشید.